A bíróságokkal történő, jogszabály által előírt elektronikus kapcsolattartás érdekében a hivatalok kötelesek elkészíteni és honlapjukon elhelyezni a K01 és P26 jelű űrlapokat, lehetővé téve az ügyfelek számára azok elektronikus kitöltését és továbbítását a Hivatali Kapuba.

A technológiai fejlődés nemcsak új lehetőségek, megoldások megjelenését eredményezi, hanem szükségessé teszi azok használatát koordináló jogszabályi háttér változását is, lehetővé téve az e-közigazgatás egyre magasabb szinten történő megvalósulását.

Ez természetesen új feladatok elé állítja a törvényi szabályozás hatálya alá tartozókat, a kötelező elektronikus nyomtatványok esetén többek között a közigazgatási szerveket.
Jelenleg két kötelező nyomtatványt kell elkészítenie és honlapján publikálnia a helyi önkormányzatoknak, hivataloknak:
K01 – Űrlap közigazgatási szerv határozatának bírósági felülvizsgálata iránti keresetlevél benyújtásához,
P26 – Űrlap keresetlevél beterjesztéséhez jegyző birtokvédelmi határozatának megváltoztatása iránti perben

Az ügyfelek által letöltött űrlapok az Általános Nyomtatvány Kitöltő programmal (ÁNYK) tölthetők ki és továbbíthatók a címzett szervezetek felé, mely szervezetek a Hivatali Kapun (HKP) keresztül fogadják ezeket. Az egyes űrlapokhoz csatolható fájlok egyenkénti mérete a 150 MB-ot, az űrlaphoz csatolt valamennyi melléklet együttes mérete pedig a 300 MB-ot nem haladhatja meg.

A HKP-hoz hozzáférési joggal rendelkező ügyintézők azonosítása Ügyfélkapu regisztrációval történik, ezért a Hivatali Kapu használatának alapvető feltétele az ügyintézők számára az Ügyfélkapu-regisztráció.

A Hivatali Kapun keresztül letöltött űrlapok titkosított, “kr” kiterjesztésű állományként kerülnek mentésre, így ezeket először megnyitható formátumúvá kell alakítani. Ez a folyamat az ún. kititkosítás, melyet az ÁNYK program Szervíz menüjének Titkosítás saját tanusítvánnyal menüpontjában végezhetünk el.

A kititkosításról az alábbi videó ad részletes tájékoztatást: